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LOS USOS DE ARCHIVADORES MÁS COMUNES

Archivadores

Una oficina sin archivadores puede ser un auténtico caos. Estos productos organizan y almacenan todo tipo de documentación, facilitan su búsqueda y la protegen. Si quieres conocer todos los tipos y usos, ¡sigue leyendo!

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La historia del archivador

Muchas oficinas serían un auténtico caos sin la existencia de los archivadores. Los archivadores de oficina son fundamentales para organizar todo tipo de documentos. Y en la escuela, los archivadores también cumplen una función fundamental tanto para estudiantes como para profesores.

La necesidad de ordenar, clasificar y guardar documentos es tan antigua como la organización de los seres humanos en sociedad. Con la aparición de la escritura nacería el archivo. Las civilizaciones griega y romana fueron pioneras en la creación de archivos como consecuencia de una rica vida pública y de una amplia legislación que regulaba todos los aspectos de la sociedad. Los archivos eran muy importantes en la administración y en la judicatura. Avanzando en el tiempo, durante la Edad Media los documentos escritos servían para garantizar privilegios y derechos. Pero el gran hito en la evolución de los archivos y en la aparición de los archivadores como los conocemos actualmente sería la aparición y popularización del papel en Occidente a partir del siglo XII.

Los archivos crecieron y se expandieron a lo largo de los siglos como instituciones públicas en las que se clasificaban y guardaban documentos importantes pero, con la llegada de la Revolución Industrial y la generalización del trabajo de oficina, también empezaron a crearse archivos en determinadas empresas privadas. En el siglo XIX ya era habitual en oficinas la existencia de archivos en los que se guardaban documentos y, dado el gran volumen de éstos y la necesidad de ordenarlos de forma clara, dichos documentos se empezaron a registrar y conservar en archivadores. Así, el archivador pasó a convertirse en un elemento habitual en muchas empresas para registrar, guardar y custodiar carpetas y todo tipo de documentos de interés.

Sin los archivadores, muchas empresas no serían capaces de encontrar ningún documento o información o les llevaría un gran esfuerzo. Una oficina sin archivadores es una oficina sin historia y muy poco efectiva, abocada al desorden y la confusión. El maletín del directivo, un cajón del despacho, la guantera del coche, encima de la mesa…no son nunca lugares apropiados para guardar y encontrar información vital en una oficina. Los archivadores permiten ejecutar las tareas diarias al simplificar la localización de la información y forman parte del activo de conocimiento de cualquier organización.

En la actualidad, los archivadores de oficina y los archivadores escolares son los más utilizados.

Ventajas de los archivadores

La utilización de archivadores implica muchos beneficios pero éstos son los principales:

  • Facilitan el almacenamiento de documentos importantes;
  • Permiten una nítida clasificación por fechas, materias, alfabética…
  • Hacen posible la rápida localización de documentos necesarios para el trabajo diario;
  • Suelen ser de fácil transporte y manejo;
  • Ayudan a optimizar toda la información que llega a la empresa;
  • En la escuela, son básicos para guardar los expedientes de alumnos por parte del profesorado;
  • Para los estudiantes, los archivadores son un elemento clave en la conservación y clasificación de los apuntes.

Tipos de archivadores

Los archivadores de anillas son los más utilizados cuando se trata de guardar y clasificar pequeños volúmenes y carpetas. Son los preferidos por los estudiantes y también son muy frecuentes en oficinas. Pueden ser archivadores de 2, 3 ó 4 anillas. Son sencillos de usar y permiten una clasificación rápida y clara. Los archivadores escolares de 4 anillas proporcionan una buena sujeción y se encuentran entre los más vendidos.

El archivador de palanca es apropiado para guardar grandes volúmenes de documentos. El nombre procede de su sistema de apertura de palanca. El sistema de palanca y anillas es el más empleado en toda clase de oficinas.

Los archivadores de cartón se caracterizan por su escaso peso, facilidad de manejo y suelen ser muy económicos. Además, por lo general, son muy duraderos y resistentes. Tradicionalmente, son los archivadores más utilizados en la mayor parte de oficinas.

Los archivadores AZ reciben este nombre pues los documentos que se guardan dentro de estas carpetas siguen un orden alfabético en su clasificación. Además, los fabricantes solían poner las letras A-Z en el frontal, práctica que ha sido general en todas las oficinas durante muchos años. Los archivadores AZ pueden ser archivadores grandes y de apertura de palanca. La clasificación alfabética ha cedido terreno recientemente en algunas empresas por otro tipo de organización temática y más adaptada a la naturaleza de las actividades realizadas.

Los archivadores decorados aportan originalidad y frescura al mundo de la clasificación y ordenación de documentos. Muchos escolares los emplean para distinguirse del resto y a los amantes de las manualidades les encantan. Hay archivadores para niños con muchos motivos, desde personajes populares de dibujos animados hasta flores, coches o animales. Mickey Mouse, Mafalda, ciudades europeas, lugares exóticos, frutas y superhéroes son motivos muy de moda en archivadores de diseño. Son también archivadores personalizados pues, a veces, los decoran los propios usuarios.

En ocasiones, el motivo de personalizar los archivadores es obtener archivadores corporativos con el logo o símbolo de la empresa, para facilitar su diferenciación e identificación por parte de todos los empleados.

En cuanto a los formatos, el archivador A3 y el archivador A4 se encuentran entre los más demandados al ser también este tipo de hojas las más utilizadas en todo el mundo.

Por otra parte, existen también archivadores de mesa con diferentes características: unos forman parte del mobiliario de oficina, integrados en los cajones o en otra parte de la mesa de escritorio; otros son portátiles, de forma rectangular y de material plástico y se colocan encima de la mesa de trabajo. Estos últimos archivadores tienen una capacidad limitada pero son útiles para ordenar documentos que se estén utilizando en el día y que sea necesario tener muy a mano.

Otro tipo de archivador usado en oficinas que requieran guardar gran cantidad de información son los archivadores móviles. Los archivos móviles ayudan a aprovechar el espacio y a desplazar documentos. Habitualmente están organizados en módulos que se deslizan sobre raíles instalados en el suelo. Estos raíles se pueden mover mecánica o eléctricamente. Su instalación se realiza mediante estantes regulables que se adaptan en altura.

Los archivadores de planos constituyen un tipo de archivador muy específico empleado en estudios de arquitectos, ingenieros o diseñadores. Archivan planos u obras gráficas y están adaptados al tamaño de este tipo de documentos. Permiten tanto el almacenamiento como la consulta rápida de planos y suelen estar fabricados en metal. El tamaño más común es horizontal e incluyen, por lo general, barras de presión para impedir que se enrollen o doblen los documentos.

El archivador de correspondencia es una clase de archivador a la que no se le suele dar demasiada importancia pero es vital para cualquier organización. Su tamaño es, por lo general, pequeño y en él se guarda y clasifica la correspondencia diaria. Lo común es diferenciar entre propaganda y el resto de la correspondencia y ésta se puede clasificar por orden alfabético, eliminando antes toda la correspondencia superflua recibida. Si atendemos al tipo de información guardada en una oficina, los tipos de archivadores pueden ser muy variados pues hay archivadores de facturas, archivadores de documentos de caja y bancos, archivadores de presupuestos de clientes y proveedores, archivadores de albaranes, archivadores fiscales, archivadores de información laboral, etc.

Por último, la caja archivador sirve para archivar de forma permanente todo tipo de documentos, así como para su transporte. Las cajas archivadores son fabricadas en plástico o cartón y las hay de muchos tamaños.

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¿Cómo forrar archivadores de oficina?

Si quieres convertir tu archivador de oficina o escolar en un archivador personalizado o prolongar su vida útil, pues ya está muy desgastado, puedes proceder a forrarlo.

Forrar un archivador de anillas no es difícil, sólo necesitarás tijeras, lápiz, papel o tela y cola blanca. Elige la tela que sea más apropiada para tus gustos o necesidades pues será la que otorgará al archivador el aspecto final.

La tela o papel deberá ser de las medidas del archivador más unos dos centímetros alrededor. Lo primero que deberás hacer es poner la tela del revés encima del archivador y marcar con el lápiz los bordes. A continuación, tienes que cortar la tela a dos centímetros del contorno que has marcado con el lápiz. En el centro del archivador debes realizar dos cortes para que la tela no haga arrugas. El paso siguiente es pegar la carpeta a la tela con la cola blanca. Si utilizas un poco de agua quedará más líquida y se deslizará mejor. El archivador tienes que colocarlo justo en la línea del lápiz y darle la vuelta. Para quitar las arrugas de la tela pasa un papel por encima. Después abre el archivador y pon cola en los bordes, con el fin de pegar los dos centímetros de tela por dentro. Dobla las esquinas y pasa a ocuparte del centro del archivador, donde hay que cortar dos trozos de tela y pegarlos donde están las anillas. Si quieres forrar por dentro el archivador, deberás cortar la tela a la medida del mismo. ¡Y ya está forrado, con lo que habrás conseguido un archivador bonito decorado a tu gusto!